Dentro de nuestra nueva modalidad electrónica a causa del COVID-19, varias Instituciones Públicas del Ecuador se sumaron al servicio de certificaciones electrónicas, con el objetivo de acortar tiempo y precautelar la salud de los ciudadanos, que diariamente se acercaban a solicitar certificaciones de todo tipo en distintos cantones.
Es por esto que a nivel nacional, tanto Registro Mercantil, como otras instituciones de manera obligatoria e integral dentro de sus páginas web implementaron la opción de certificaciones electrónicas, como es el caso del Registro Mercantil del Cantón Quito, Institución Pública a la que nos enfocaremos dentro de este artículo.
Pues bien, uno de los beneficios innegables para acceder a iniciar trámites fue la creación de la página web “PORTAL UNICO DE TRAMITES CIUDADANOS” (https://www.gob.ec/) dentro de esta página se puede visualizar innumerables trámites, uno de ellos es la petición de certificado de nombramientos inscritos, a los cuales se los define como “Certificación de Actos Societarios”.
Dentro del campo legal es recomendable realizar un trámite de manera electrónica, tomando en cuenta tres aspectos primordiales: Primero, cualquier documento emitido por un Funcionario Público o personas que tengan firma electrónica es válido para todo tipo de trámite. Segundo, se puede acceder sin problema a esa certificación una y otra vez mientras tenga validez. Tercero, y no menos importante, cuidar el medio ambiente.
Teniendo como antecedente lo antes expuesto es viable ingresar a la página web de “PORTAL UNICO DE TRAMITES CIUDADANOS” y solicitar una certificación de actos societarios inscritos.
Debo indicar que previo a iniciar un trámite de certificaciones de manera electrónica en el Registro Mercantil del Cantón Quito se deberá cancelar un valor de $11.00 en cualquier agencia a nivel nacional del Banco del Pacifico, pues esto es un requisito indispensable para realizar cualquier tipo de petición.
Los pasos que se debe realizar para iniciar un trámite de certificación de actos societarios son:
- Como primer paso se debe llenar un formulario de trámite en el cual deben constar los datos del solicitante como son identificación, número de identificación, correo electrónico y teléfono de contacto, una vez llenos estos campos se acepta la política de términos de uso para seguir en el inicio de trámite, posterior a esto una clave de seguridad llegará al correo electrónico, dicha clave se generará posterior a llenar todos los campos del validador de formulario.
- Paso dos se debe llenar los datos del trámite, en este paso debe llenar varios ítems como lugar de inscripción de acto societario, temas de facturación y en formato PDF subir el comprobante de depósito que debe realizarse con anterioridad, detallar el motivo de la certificación, y tipo de acto, en este caso se solicitará Certificado de Nombramiento del Representante Legal.
Una vez detallado esto se debe llenar los datos del acto que son RUC y nombre de la persona jurídica. Al culminar este paso se encontrará con dos opciones una determinada como “guardar” y otra “continuar”, es importante primero dar clic en guardar ya que si existe algún cambio se podrá retroceder sin problema y la información ingresada no se perderá.
- Como tercer paso llegaremos a la descarga de solicitud la cual debe ser firmada de manera electrónica sea con la aplicación FIRMA EC o cualquier firma electrónica sea por TOKEN o mediante Archivo, una vez firmada la solicitud sea firmada debe ser subida a la página en formato PDF dentro de este mismo paso tres en la opción adjuntar.
- Y por último en el paso cuatro nos van a permitir descargar el comprobante de inicio de trámite. Con este paso llegará al correo electrónico establecido un número de trámite.
Debo recalcar que la factura es electrónica y que constará con la fecha de entrega de nuestra certificación, respuesta que irá de forma directa al correo electrónico con el que se inició el trámite.
Este tipo de certificados son útiles y de fácil acceso, pues nos permite por ejemplo solicitar un certificado de nombramiento de representante legal, el cual puede ser presentado como habilitante para el inicio de un proceso judicial.
Autor: Lisbeth Tapia
